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Excel no es una base de datos

Camilo Nova

Camilo Nova

04 Nov 2020

Excel no es una base de datos

Es común encontrar empresas de todo tipo realizando las operaciones de sus negocios con Microsoft Excel; desde llevar un control de costos, hasta manejar toda su contabilidad. Aunque las hojas de cálculo cambiaron nuestras vidas y la forma de hacer negocios, son más una herramienta para resolver situaciones donde se deben realizar cálculos rápidos y livianos. 

Por ello, los problemas siempre vienen cuando se incurre en el exceso, y  se termina usando la herramienta para labores críticas o mucho más específicas. Pues, en estos casos, hay herramientas más especializadas para hacer el trabajo.

Desde Axiacore trabajamos pensando en hacer software bien hecho, y nos dedicaríamos a implementar hojas de cálculo en Excel si esta fuera la herramienta adecuada para resolver los problemas que tienen las empresas y los negocios digitales. Pero no es así.

Muchos de los proyectos que recibimos son resultado de una validación previa realizada en Excel. Esto no está mal, siempre que sea para verificar un proceso antes de escalarlo a una herramienta más sofisticada en función de optimizar el trabajo. Probablemente en una hoja de excel podrás llevar toda la contabilidad de un negocio pequeño. Pero cuando crezca y necesites escalar tus operaciones, es claro que vas a necesitar herramientas especializadas que respondan a las nuevas necesidades. Justo en ese momento, entran y agregan valor las plataformas desarrolladas a la medida.

De hecho, recientemente The Guardian reportó que por un error en las limitaciones de los archivos de Excel, el PHE (Public Health England) ignoró casi 16.000 resultados de pruebas COVID-19 que debían ser reportados. Lo anterior, significa que más de 50.000 personas potencialmente infecciosas fueron pasadas por alto. En situaciones de este tipo, por ejemplo, se deben utilizar bases de datos especializadas para el manejo de grandes volúmenes de información y mantener, así, su integralidad.

Ciertamente, para algunos negocios es válido reportar cifras aproximadas. Pero para muchos otros, en especial los que se encuentran vinculados al sector de la Salud Pública, es natural que las cifras deban ser exactas. Lo anterior, en cualquier caso, sólo sería posible con un producto digital que garantice la integridad de la información, tal como una plataforma que utilice una base de datos.

Este es uno de los casos que ocurren todos los días a empresas y organizaciones:

In 2013, an Excel error at JPMorgan masked the loss of almost $6bn (£4.6bn), after a cell mistakenly divided by the sum of two interest rates, rather than the average. The news led James Kwak, a professor of law at the University of Connecticut, to warn that Excel is “incredibly fragile”.

En la misma medida, tenemos otros casos donde los errores son muy difíciles de identificar, haciendo que pasen desapercibidos por mucho tiempo:

Errors from the spreadsheet software have even changed the very foundations of human genetics. The names of 27 genes have been changed over the past year by the Human Gene Nomenclature Committee, after Microsoft’s program continually misformatted them. The genes SEPT1 and MARCH1, for instance, have been changed to SEPTIN1 and MARCHF1 after they were repeatedly turned into dates, while symbols that were common words have been altered so that grammar tools didn’t autocorrect them: WARS is now WARS1, for instance.
Hay casos donde Excel es la mejor forma de resolver el problema, en otros casos no lo será.

Lo visto previamente, nos demuestra la importancia de entender cuál es la mejor herramienta para cada caso. No se debe negar que hay situaciones donde Excel es la mejor forma de resolver el problema, pero en otros casos no será así. En estos últimos, toma sentido tratar con un experto que conozca de tecnología y no solo de Excel.

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