Atravesamos un momento en el que los mercados cambian constantemente, los beneficios de las empresas se ve reducido por la elevada competencia, y los clientes demandan cada vez más soluciones rápidas y efectivas.

Ante esto, ha surgido la necesidad de contar con nuevos métodos de gestión de proyectos que se adapten y respondan a los diferentes retos del mercado. Por lo pronto, para hacer frente a la situación, cada vez son más las empresas que acuden a las reconocidas metodologías ágiles para transformar sus departamentos.

De hecho, las ventajas que genera trabajar bajo este modelo son infinitas. Entre las principales se encuentran gestionar de manera flexible, autónoma y eficaz los proyectos o, casi que colateralmente, reducir costos, incrementar la productividad y generar tiempos de entrega reducidos.

¿Qué es una metodología ágil?

La metodología ágil nace en la industria de desarrollo de software como contraposición a las prácticas tradicionales (lineal o cascada). Por aquellos tiempos, señaladas de retrasar considerablemente la entrega de los productos.

Respondiendo a la problemática, las nuevas metodologías aspiraban a soportar su proceso creativo en el desarrollo de un producto iterativo e incremental. Dicho de otro modo, los métodos ágiles buscaban generar respuestas rápidas y flexibles al cambio desde la planificación adaptativa, la identificación de requisitos colaborativos y el desarrollo gradual de soluciones.

El inicio de esta metodología nos remonta a 2001, año en el que se reunieron los representantes de las principales empresas de software en Utah y crearon el reconocido Manifiesto Agile. Con el reto de evitar la dispersión y demoras, el documento destaca 4 principios que debería seguir todo equipo:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas: Aunque los procesos y las herramientas ayudan a terminar con éxito un proyecto, son realmente las personas quienes los asumen, participan e implementan.
• Producto funcionando sobre documentación extensiva: Aunque la documentación es necesaria para cualquier proyecto, el enfoque ágil prevalece la entrega de una solución que responda a lo largo del ciclo de vida del producto.
• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual: Los clientes ya no deberán ser vistos como participantes externos. Los equipos y el cliente deberían tener un valor compartido a lo largo de la evolución del producto.
• Responder ante el cambio sobre seguir un plan: Las necesidades de los clientes y los patrones empresariales cambian constantemente. Esto implica descartar cualquier plan construido con información obsoleta para crear soluciones de forma adaptativa.

Metodologías ágiles más usadas

No hay una metodología Agile: hay muchas metodologías ágiles. Las principales diferencias entre cada una, es su foco. Mientras algunas se centran en la forma de organizar al equipo, otras en la manera de desarrollar un producto.

En la actualidad existen múltiples opciones, sin embargo, los profesionales ubican entre los más utilizados Scrum y Kanban. Observemos el detalle de cada uno.

Scrum

El primer tipo del que deberíamos hablar es Scrum, de acuerdo a estudios del sector el más popular de todos. Tal ha sido el éxito de esta metodología que ya son varias las organizaciones que emplean scrum masters para apoyar a los equipos a gestionar procesos de creación.

La principal característica de Scrum, es que se centra en una cadena de entregas denominadas sprint. Bajo este concepto, los proyectos se dividen en pequeñas etapas que deberían completarse y entregarse en plazos cortos.

Pero conseguir esto, implica seguir estructuras de reuniones basadas en:

• Planificación: En esta etapa se identifican las prioridades de los sprints.
• Compromiso: Aquí el equipo revisa una lista o acumulación de historias de usuarios y decide cuánto trabajo se puede hacer durante la duración del sprint.
• Revisiones diarias: Con estos espacios los equipos aspiran a comunicar actualizaciones sobre su estado y estrategias de desarrollo.

Kanban

Kanban funciona como un proceso de fan-in y fan-out en el que el equipo extrae historias de usuarios de un tablero de admisión y las canaliza en un proceso de desarrollo por etapas.

De hecho la palabra Kanban viene del japonés y traduce literalmente señal visual. El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas (pendientes, en proceso o terminadas), cuyo principal objetivo es funcionar como una fuente de información que evite cualquier cuello de botella en el proceso, la repetición de tareas o la omisión de alguna.

Entre las principales ventajas de aplicarlo se encuentran las métricas visuales, mejora continua en el rendimiento de trabajo del equipo y plazos de entrega continuos. Es así que el método se soporta fundamentalmente en 4 principios:

• Visualización: Al ser una metodología transparente permite a cada integrante comprender en cualquier momento en qué etapa etapa de desarrollo se encuentra el proyecto y hacer modificaciones.
• Proceso: Fomenta la continua modificación de las tareas, ya que se trata de un sistema de trabajo inmediato, compuesto por pequeñas tareas de corta duración.
• Priorización: Una vez identificadas las tareas pendientes, se puede tener claro cuál es la más urgente para tratar. Con esto se logra una gestión más efectiva del tiempo y facilitar el trabajo propio.
• Medición del tiempo: Identificar cada una de las tareas nos permite hacer un seguimiento del tiempo invertido en cada función, departamento o campo.

Como podemos ver, más allá de competir entre sí, los diferentes tipos de metodología ágil podrían llegar a complementarse. Por ejemplo, podríamos usar scrum para organizarnos, y Kanban para gestionar tareas diarias.

Impacto de las metodologías ágiles en las empresas

Implementar herramientas ágiles fomentan el trabajo colaborativo, la resolución de problemas y la comunicación directa. De hecho, según cálculos del grupo International Workspaces Group (IWG), llegan a representar una mejoraría del 21% en la productividad de las compañías y aumentar la percepción positiva de sus colaboradores hasta en un 80%.

Como si fuera poco, permite a las organizaciones reaccionar más rápido a los retos, definir objetivos medibles en el tiempo y dimensionar mejor los proyectos al minimizar cualquier riesgo.

Aunque existen diversas virtudes, podríamos cuestionarnos por qué no todas las empresas operan con este modelo. De acuerdo a estudios del sector, el 53,3% de las compañías que aún no lo implementa argumentan como motivo principal el desconocimiento.

Pese a esto, la actual pandemia ha significado un revulsivo para las compañías que aún tenían dudas. La cultura agile ha representado una de las soluciones definitivas para encarar los nuevos contextos empresariales originados con el impacto de la pandemia.

Nuestro mundo es V.U.C.A.: volátil, incierto, complejo y ambiguo. Y ante este panorama, la agilidad organizacional, reconocida como la capacidad de toda una empresa para renovarse, adaptarse y reconocer rápidamente las oportunidades, aparece como uno de los antídotos para responder a un escenario de incertidumbre.

En resumen

Antes de las metodologías ágiles, cuando una empresa desarrollaba un proyecto nuevo, ejecutaba generalmente un proceso lineal (‘waterfall’) que podía tardar años para dar resultados. Aún con ese tiempo, se corría el alto riesgo de no adaptarse a las necesidades, lo que implicaba, en el peor de los casos, empezar de cero el proyecto.

El éxito de la metodología Agile, no solo lo respalda la calidad de las nuevas soluciones digitales y el creciente impacto de la tecnología en nuestras vidas. Además, podemos identificarlo en la acogida que ha tenido el modelo en las diferentes industrias y sectores productivos.

La metolodogía que nació hace aproximadamente 20 años de la mano de los gigantes del software, hoy se ha vuelto una completa filosofía. Más que ejecutar proyectos de forma rápida y flexible, supone una manera de trabajar, adaptarse y organizarse. Ante esto, ser ágil supone tener la capacidad de crear y responder a tiempo para salir bien librado en un ambiente de negocio cambiante.