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Guía para optimizar los procesos internos de tu compañía

Johan Bernal N.

Johan Bernal N.

Aug 13, 2021

6 min read.

Automatizar los procesos internos de una compañía es fundamental dentro de una estrategia de gestión empresarial. Este proceso tiene como objetivo que una organización sea más rentable y competitiva en el mercado.

En la actualidad, el éxito de las empresas se centra en la digitalización de sus procesos, la personalización de productos, además de servicios post venta para mejorar su oferta de valor.

En este artículo te explicaremos la importancia de la gestión empresarial para el cumplimento de tus objetivos organizacionales, y tips con los que podrás mejorar tus procesos internos:

¡La gestión empresarial es la reina!

La gestión empresarial hace referencia a la base para la ejecución de tareas dentro de una compañía, la cual te permitirá cumplir con los objetivos planteados por las distintas áreas de tu organización. De manera que una adecuada gestión administrativa hará posible:

  • Mejorar la planificación: Permitirá estructurar tu estrategia visualizando las metas que desees alcanzar a corto, mediano y largo plazo, además de generar un plan de acción para conseguirlas.
  • Mayor Organización: Si cada uno de los trabajadores sabe lo que tiene que hacer y lo desarrolla en un tiempo estipulado, se podrán alcanzar los objetivos empresariales más fácilmente.
  • Buena dirección: Entre más motivados estén los trabajadores, mejores serán los resultados que obtengan. Así que el éxito de la empresa se desprende de una buena gestión y liderazgo por parte de los encargados de cada área, los cuales mantienen un buen ambiente laboral y sacan lo mejor del equipo de trabajo.
  • Mejor control y seguimiento: Debido a esta automatización, se pueden identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de una compañía para proponer acciones que garanticen el buen funcionamiento de la organización.

¿Qué debes saber sobre automatización de procesos?

Esta consiste en sistematizar los procedimientos de una empresa para que se realicen por sí mismos o de forma asistida, con ayuda de innovaciones tecnológicas y más rápidamente. Dicho de otra manera, la automatización consiste en eliminar tareas rutinarias que significan mucho tiempo y trabajo para los trabajadores de una compañía, para pasar a realizarse de forma más simple y rápida.

Etapas de la automatización

Son varios los parámetros que se deben cumplir para hablar de automatización corporativa. Pero, ¿Cómo saber qué hacer para dar el gran salto de lo manual a lo tecnológico? Aquí te compartimos algunas recomendaciones útiles para automatizar tu gestión empresarial:

  • Captar datos y procesarlos: Usar la inteligencia artificial como herramienta, te permitirá conocer y procesar datos de tus usuarios con relación al consumo de tus productos o la satisfacción con tus procesos. Este análisis se logra mediante la captación de información de tus consumidores para convertirla en datos precisos, medibles y funcionales para buscar la mejora continua de tu organización.
  • Convertir datos en información de valor: Se evidencia en el procesamiento de datos usualmente dentro de un software, para que este tome decisiones industriales en tiempo real (es un proceso inherente a la gestión interna y no tiene que ver con los clientes).
  • Facilitar la toma de decisiones: En este caso, la información obtenida ayuda en la toma de decisiones de gestión, de forma automatizada y sin necesidad de la intervención humana. Los sistemas robotizados están dotados de inteligencia artificial para emitir respuestas o soluciones según la información que reciben. Estos sistemas son comúnmente vistos en soluciones RPA.
  • Nuevos protocolos: Establece los nuevos protocolos y procedimientos para los procedimientos que se realizan al interior de tu empresa. Estas son las soluciones más innovadoras de toda la estrategia.

¿Por qué es importante automatizar tus procesos internos?

Optimizar tus procesos internos es importante debido a que permite tener mejor eficiencia en tu gestión empresarial. Además, te permite crear valor y mantener a tu empresa competitiva en el mercado.

Y mientras la tendencia hacia la digitalización continúa en aumento, las empresas tecnológicas cada vez son más apetecidas para traer cambios para las no tecnificadas. En el segundo trimestre de 2021, las empresas tecnológicas con sede en Latinoamérica lograron atraer casi 7.200 millones de dólares en inversiones de capital, según el informe 'State of Venture Report' de CBInsights.

Lo anterior debido a que aquellas empresas que apuestan en la transformación digital, consiguen mayores ventajas sobre sus principales competidores. Así que, para mejorar los procesos internos de tu compañía, debes adoptar nuevas ideas de negocio o actualizar los modelos de gestión empresarial existentes.

Sin embargo, es primordial implementar una estrategia de digitalización adecuada debido a que según un estudio por McKinsey&Company, del 100% de las empresas que llevan a cabo una estrategia de transformación digital, el 70% fracasa en el proceso.

Lo anterior sucede debido a una inadecuada implementación tecnológica, que surge debido a sesgos personales de los tomadores de decisiones, falta de datos concretos del negocio y la competencia que crean una incorrecta elección de tecnologías y estrategias, entre otras.

Esta mala implementación puede generar pérdidas financieras, retraso en procesos, o repercusiones negativas en la reputación de marca; factores que a mediano plazo pueden desencadenar una quiebra corporativa.

Así que automatizar los procesos internos en las empresas genera notables ventajas, pero solo si se desarrolla de manera adecuada. Debido a lo anterior, es necesario evidenciar los pros que posee el proceso, como por ejemplo, que permite a los trabajadores dedicar más tiempo a tareas que generen un mayor valor agregado y eviten aquellas que se pueden automatizar. Además, optimiza tiempo, costos operativos, y fortalece la gestión de una empresa y su reputación frente a sus clientes.

Ventajas de automatizar procesos internos

Junto con los procesos internos, hoy más que nunca es necesario implementar estrategias de Data Analysis, debido a que las empresas necesitan recolectar datos en tiempo real y analizarlos utilizando softwares que faciliten la gestión de su negocio. Por esta razón, a continuación, te mostramos algunas de las ventajas de automatizar tu gestión empresarial para conseguir resultados eficientes y rentables:

  • Ahorro de tiempo: Con este proceso, las tareas del día a día de tu empresa se desarrollarán de forma más ágil y dinámica.
  • Mejora tu productividad: El trabajo se vuelve más efectivo, pues la optimización se enfoca en las tareas que realmente son necesarias para el funcionamiento de tu compañía y las optimiza gradualmente.
  • Reducción de costos: Cuando se automatizan procesos también se reduce de manera considerable el costo del funcionamiento interno de una empresa, ya sea por la reducción del equipo humano, o los recursos base como electricidad, infraestructura, entre otros...
  • Reducción de errores: La sistematización de procesos permite reducir o eliminar los errores humanos que pueden generar grandes pérdidas económicas.
  • Clientes satisfechos. Esta sistematización simplifica la toma de decisiones administrativas y procesos como el de compra, lo que aumenta la satisfacción de los clientes.

Pero, ¿qué procesos internos pueden ser automatizados?

A pesar de la globalización, aún no todas las tareas de tu negocio pueden ser automatizadas. Sin embargo, puedes aplicar diversas soluciones de software integradas que te permitirán sistematizar muchas de las actividades que hoy llevas a cabo de forma manual. Estos son algunos de los aspectos que puedes mejorar:

  • Creación de facturas electrónicas y documentos de pago: Puedes crear y programar desde un software tus facturas y otros documentos de pago de manera automática a través de sistemas de gestión financiera.
  • Gestión y control de la contabilidad: En la actualidad, existen herramientas que con solo oprimir un botón, pueden calcular tus impuestos o cualquier otro compromiso contable.
  • App para mejorar la comunicación interna: Un software de este tipo, pone la información de la empresa, sus departamentos y de sus empleados, a disposición de todos para la gestión interna.
  • Gestiona tu tienda online: Si posees un ecommerce, la digitalización te permitirá tener bajo control tus procesos de venta, inventarios, controlar el área financiera, entre otros beneficios, todo a un solo clic.

En Resumen:

Aunque automatizar la gestión empresarial y tus procesos internos exige cambios sustanciales en tus procedimientos corporativos, traerá grandes beneficios para todas las áreas de tu compañía.

Así que lo más recomendable es analizar las opciones de digitalización en el mercado, con el fin de adaptar las que más se ajusten a las necesidades de tu compañía y buscar expertos que puedan ayudarte a implementar un cambio.

Evidentemente, estos cambios deben darse de forma paulatina, ya que tanto tu equipo de trabajo como tus clientes deben adaptarse a las innovaciones que planeas estandarizar. Sin embargo, es prioritario que todo tu equipo esté alineado en pro de los beneficios organizacionales, de forma que se puedan alcanzar los objetivos propuestos en el paso del tiempo.

Recuerda que puedes automatizar desde el proceso más simple, hasta el más complejo, pero todo depende de las herramientas que utilices y de los expertos que contrates para llevar a cabo tu estrategia de gestión empresarial digital. ¡Ahora solo déjalo en manos de la tecnología!


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